빅 이벤트의 필수 요소 3 가지를 공개합니다!!
2013년 3월의 마지막 주, 네오다이머의 일원이 된 이후로 그 동안의 프로젝트와는 차원이 다른 가장 큰 규모의 컨퍼런스를 경험하게 되었습니다. 이번 프로젝트를 기획하고 운영하면서 느꼈던 소중한 경험을 공유하기 위해 이 글을 쓰게 되었습니다. 다만, 행사 준비 과정 하나하나를 순차적으로 나열하지 않고 개인적인 견해로 보았을 때 이러한 대형 컨퍼런스에 필요한 핵심 키워드 3개를 선정하여 그 내용만을 위주로 작성하였습니다. 컨퍼런스의 자세한 하이라이트는 아래 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.
Cisco Connect Korea 2013 공식사이트: http://www.cisco.com/web/KR/events/CiscoConnect/index.html
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일자: 2013년 3월 28일, 29일 양일 / 장소: 코엑스 컨벤션 오디토리움 & 그랜드볼룸 전관
구성: 2개의 Keynote Session / 4개의 General Session / 3개의 Sponsor Session /
45개의 Breakout Session / 4개의 Power Session
사전등록자: 4,350명 / 행사참석자 2,744 명 / 총 18개 파트너들의 후원사 참여
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Key Word #1: 오케스트라, 그 아름다운 하모니
팀원을 관리하는 것은 오케스트라를 지휘하는 것과 같다 – 어느 팀장
건물을 설계하는 것은 오케스트라를 지휘하는 것과 같다 – 어느 건축가
키스를 잘 하는 것은 오케스트라를 지휘하는 것과 같다 – 어느 임민택
오케스트라는 목관악기, 금관악기, 현악기 그리고 타악기 총 4개의 그룹으로 구성되어 각 그룹들의 연주가 서로 훌륭하게 조화를 이루었을 때 가장 아름다운 무대를 만들어내게 됩니다. 저희 팀에서 이번 컨퍼런스를 잘 기획하고 운영할 수 있었던 가장 큰 이유 또한 리더인 팀장을 필두로 하여 각자 맡은 부분의 연주를 훌륭히 해냄으로써 그들의 각 파트가 아름답게 화음을 이루었고 결과적으로 훌륭한 음악을 우리의 관객들에게 선보였다고 할 수 있을 것 같습니다.
실제로 Triz 팀 구성원들이 1월부터 시작해 본격적으로 컨퍼런스를 위해 담당한 주요 파트는 아래와 같았습니다.
- 정운창 팀장 (Director): 컨퍼런스 기획 및 운영 총 책임자 / 메인 오프닝 공연 기획 / 주요 이슈 관리
- 장진선 Pro (Project Manager): 클라이언트 커뮤니케이션 담당 / 이벤트 장소 섭외 및 주요 계약 진행 / 전체 프로그램 스케쥴링
- 조은지 Pro (Sub Project Manager): 온라인 마케팅 / 초청 프로세스 기획 및 운영 / 등록대 담당
- 배성기 Pro (Sub Project Manager): 전체 제작물 담당 / 전시 및 데모 담당 / 전시공간 매니지먼트
- 서윤석 AE: 파트너 커뮤니케이션 담당 / 전시 부스 담당 / 전시장 운영
- 이희재 AE: 주요 Research 업무 / 등록대 운영
아래 이미지는 컨퍼런스 제안 당시 저희 팀원들의 역할을 구분해놓았던 표입니다. 각 구성원의 주요 업무들이 저희가 실제로 진행한 업무와 대부분 일치하고 있음을 알 수 있습니다.
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즉, 사전에 팀원들의 지위와 그간의 경험 그리고 개인적인 역량에 맞는 최적화된 업무 분장이 대형 컨퍼런스 진행을 위해 필요한 많은 양의 업무에도 불구하고 효율적으로 처리할 수 있게 할 수 있었던 원동력이 되었다고 할 수 있습니다.
Key Word #2: 짬밥이라는 그 위대한 이름
해당 단어는 은어로, 연륜을 이르는 말로써 군대, 직장, 학교 등에서의 경력을 보통 짬밥이라고 표현합니다. 이번 프로젝트를 성공적으로 마칠 수 있었던 또 다른 이유는 팀 내의 주요 구성원들이 그 동안 다양한 행사를 진행하면서 터득한 개인적인 역량, 한마디로 짬밥 때문이 아닐까 생각해 보았습니다.
이런 큰 규모의 컨퍼런스를 준비하는 과정 속에서 아무런 문제도 생기지 않았었다고는 말할 수 없습니다. 팀원들의 크고 작은 실수는 물론 누구도 예상하지 못한 수많은 돌발상황들이 컨퍼런스를 준비하는 과정에서 생기기 마련이었습니다. 왜 이러한 문제가 발생했는가에 대한 파악 물론 중요하고 필요합니다. 하지만 재빠른 의사결정이 필요한 급박한 상황에서는 이미 일어난 문제에 어떻게 대처하는가가 더욱 중요하다고 할 수 있고, 이러한 대처능력은 특정 분야에 대한 해박한 지식과 높은 이해도가 동반되었을 때 더 큰 힘을 발휘한다는 것을 절실히 깨달을 수 있었습니다.
정운창 팀장: 13년 경력의 마케팅 커뮤니케이터 / 해당 분야에서의 오랜 경험을 통해 다양한 업종의 클라리언트, 다양한 형태의 프로젝트 진행 경험 보유
장진선 프로: 대형 컨퍼런스, 소규모 세미나 등 오프라인을 위주의 한 프로젝트 경험 / 주요 이벤트 장소에 대한 풍부한 지식과 높은 이해도
조은지 프로: 다수의 온라인 프로모션 경험 / 웹페이지, eDM 제작과 관련한 전문적 지식 보유
배성기 프로: 전시 부스, 데모 진행과 관련한 다양한 경험 / 각종 제작물의 스펙에 대한 높은 이해도
이렇듯 팀 내 주요 구성원들이 가진 특정 분야에서의 경력, 즉 짬밥(이라는 그 위대한 이름)이 컨퍼런스를 준비하는동안 양질의 거름이 되었고 컨퍼런스에서 화려하게 꽃을 피웠다고 할 수 있겠습니다. 아래는 컨퍼런스를 빛낸 주요 항목들에 대한 결과를 보여주는 이미지입니다.
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<웅장함이 느껴지는 키노트 세션 무대 연출>
Key Word #3: AE(사원), 진정한 명품조연
큰 배를 제대로 몰려면 뛰어난 선장이 있어야 하고, 축구 경기에서 이기려면 훌륭한 감독이 있어야 합니다. 하지만 선장의 뒤에는 노를 저어주는 선원이 있어야 하고, 감독의 뒤에는 열심히 뛰어주는 선수들이 있어야 하지 않을까요?
앞에서 언급한대로 이번 컨퍼런스를 기획하고 운영하는데는 팀장님을 비롯한 핵심 멤버들의 역할이 매우 크게 작용하였습니다. 하지만 그 뒤에는 잘 눈에 띄지 않지만 묵묵히 자신들의 맡은바 업무에 최선을 다한 AE(사원)들의 헌신 또한 있었습니다.
100여개가 넘는 기념품과 경품 아이템을 찾고, 참가자들을 즐겁게 해줄 다양한 공연 아이템과 이벤트 아이디어를 조사해 제안하고, 컨퍼런스 운영에 필요한 여러가지 자질구레한 물품들을 구매하고 챙기고, 진행 스탭들과 함께 각종 장비들과 물품 들을 나르는 등의 업무를 한 AE(사원)들이 Cisco Connect Korea 2013의 명품조연이 아니었나 생각해 봅니다.
제안서 작성까지 포함하면 네 달이 넘는 기간 동안 하나의 프로젝트를 준비하기 위해 Triz 팀이 하나로 똘똘 뭉쳤던 순간을 이제는 소중한 추억으로 기억하고 있습니다. 이번 프로젝트를 통해 각자 습득한 소중한 경험을 밑바탕으로 하여 이보다 더 규모가 크고 스펙타클한 프로젝트를 준비하고 기대하는 훌륭한 AE가 되길 기원합니다. Thanks to All.
