당신의 파워포인트 문서는 매력적입니까?
여러분이 만약 지난 10년간 부동산 가격을 그래프로 표현한다면, 어떤 형으로 그리시겠습니까?
[ A형 ] [ B형 ]
자, 여러분들이 본 그래프를 통해 누군가에게 지난 10년간 부동산 가격을 설명하고자 한다면,
여러분들이 말하고 싶은 요점은 가장 싼 해 / 가장 비싼 해 / 그리고 올 해 가격 정도입니다.
그런 의미에서 본다면, A형은 보는 사람이 받아들일 수 있는 것 이상의 많은 정보를 담고 있는
그래프로, 그래프 안에서 특정 내용을 강조하기 위해 모든 데이터 값을 다 보여 줄 필요 없이,
B형 처럼 보는 사람이 많은 정보를 찾기 위해 애쓰지 않게 하는 것이 작성자의 몫입니다.
이 글은 모든 사람들이 만족할 수 있는 문서를 제작하기 보다는 듣는 사람들에게 본 문서가
보다 쉽게 메시지를 받아들이고 기억할 수 있는가에 초첨을 맞추고자 했습니다.
파워포인트는 여러 가지 목적으로 사용할 수 있는 커뮤니케이션 수단이고, 이런 이유 때문에
다양한 분야에서 이미 표준 서식으로 자리잡고 있습니다. 이 글에서 설명하는 내용들이
파워포인트가 듣는 사람에게 보다 더 명쾌하고 보다 더 많이 기억하고 더 많이 지각할 수 있게 도움을 드리고자 작성한 글이오니, 향후 파워포인트 작성 시 조금이라도 참고가 되길 바랍니다.
크게 네 가지 주제로 나뉘어진 본 내용은 어찌보면 누구나 다 아는 사실일 수도 있습니다.
하지만, 기본으로 돌아가라는 말 처럼, 아는 내용은 한 번 더 Remind하고, 새로운 내용은 여러분들의 기억 속 한 부분에 차지하길 바라며, 시작하도록 하겠습니다.
첫 번째, 읽기 쉬운 텍스트!
◎ 내용 전체의 폰트를 대문자, 굵은체로 쓰지마라.
Abcdefghijklmnop와 ABCDEFGHIJKLMNOP를 비교해보면, 대문자의 글자 모양은 소문자의
글자 모양보다 더 유사합니다. 같은 속성을 지닌 폰트들은 글자 하나하나를 구분하기 어렵기
때문에 영문의 경우 반드시 대문자와 소문자를 섞어 쓰십시오.
또한 굵은체는 보통 서체보다 구분하기 더 어렵기 때문에, 보통 굵기의 폰트를 기본으로
사용하시고, 굵은체는 강조할 부분이나 페이지의 제목에만 사용하시기 바랍니다.
◎ 강조하거나 다른 종류의 정보라는 것을 나타낼 때는 다른 색 또는 다른 폰트를 사용하라.
단, 한 단어나 한 어구에만 사용하시고, 색이나 폰트는 2가지 이상을 사용하지 마시기
바랍니다. 한 단어 이상을 같은 색으로 쓰면 보는 사람들은 같은 색을 하나의 그룹으로
묶으려는 경향이 강하다고 합니다.
◎ 양이 많은 부분은 간결하게 핵심 위주로 작성해라.
만약 많은 양의 정보를 보여줘야 한다면, 일단 핵심만 요약한 페이지를 보여주고, 전달하지 못한 양은 별첨으로 전달하십시오. 사람은 정보 유지와 처리 용량에 한계가 있어 너무 많은
정보를 전달하면, 메인 메시지도 전달이 되지 않습니다.
보충설명이 필요하거나 내용이 긴 것은 첨부로 돌려야 합니다. 이때 첨부의 수나 양은 많아도 상관없습니다. 만약, 내용이 너무 길거나 불필요한 첨부라면 수요자가 판단해서 안 보면 그만이어도 됩니다. 이미 당신은 간결한 핵심 위주의 메시지를 사람들에게 기억시켰으니…
두 번째, 색 하나로 효과적인 커뮤니케이션 하기
◎ 스펙트럼에서 구분하기 쉬운 색을 사용하라.
색상환표의 스펙트럼에서 한 단계 이상 떨어져 있는 색을 사용하는 것이 가장 좋습니다.
시각적으로 사람이 가장 확실하게 구분할 수 있는 6가지 색상은 붉은 자주색, 청색, 노란 회색,
노란 녹색, 적색, 푸른 회색이라고 합니다.
특히, 적색과 청색을 인접해서 사용하지 마시기 바랍니다. 우리의 눈은 적색과 청색에 동시에
초첨을 맞출 수 없다고 합니다.
◎ 제목과 본문 텍스트는 다른 색으로 / 배경색보다 따뜻한 계열의 색을 사용해라.
보는 사람이 텍스트를 구분하도록 만들려면 어느 한 색( 예, 짙은 회색 바탕에 주황색 글씨)을
제목으로 쓰고, 본문에 해당하는 텍스트는 다른 색(흰 색 등)을 사용하십시오.
제목은 본문보다 눈에 더 잘 띄어야만 보는 사람의 주목을 끌어냅니다.
아울러, 배경색이 텍스트보다 앞으로 튀어나와 보이지 않도록 텍스트는 반드시 배경색보다
따뜻한 계열의 색을 사용하시기 바랍니다.
◎ 영역을 구분하기 위해 다양한 색을 사용하지 마라.
소위 ‘통합 인지 영역’이라고 불리는 색조와 명도, 색조와 채도는 동시에 인식되기 때문에
청중이 그것들을 구분하는 것은 매우 어렵습니다. 즉, 청중이 색이 칠해진 부분을 볼 때,
자연스럽게 그 새의 농담과 명암을 함께 인지한다는 뜻입니다.
오른쪽 그림은 채도에만 변화를 주었기 때문에 보는 사람이 쉽게 순위를 파악할 수 있습니다.
◎ 색의 조화와 관습을 존중하라.
어떤 개체나 사건은 나름대로 독특한 색을 갖기도 합니다. 각 문화권마다 특정한 색에 대한
관습적인 상징을 갖고 있거나, 의미를 함축하고 있습니다.
비록 한국의 예는 아니지만, 미국에 예를 들어보면 아래와 같은 결과가 나왔다고 합니다.
|
개념
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청색
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적색
|
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신뢰
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34명
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6명
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|
안전
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28명
|
9명
|
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속도
|
1명
|
76명
|
|
고급스러움
|
20명
|
3명
|
|
신빙성 / 확실성
|
43명
|
3명
|
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두려움 / 공포
|
0명
|
41명
|
|
재미
|
5명
|
8명
|
* 본 조사는 조 홀록(Joe Hallock)이 실시한 것으로 사람들이 색과 개념을 어떻게 연결시키는지
알아보는 조사 자료를 출처한 것입니다.
개인적으로 전, 파란색 하면 여름 / 수영장 / 청바지 / 삼성 라이온즈 등이 떠오르네요..
이렇듯, 파워포인트에 색을 선정 시 당신이 제시하고 싶은 메시지가 어떤 것인지를 생각해
보는 것도 고객에게 인상적인 파워포인트를 보여주는 하나의 방법입니다.
세 번째, 시선을 끌기 위한 에니메이션 효과!
◎ 주의를 끌려면 새로운 화면 전환 효과를 사용하라.
모든 변화는 정보를 가져야 하는데, 화면 전환 효과는 ‘정신 차리고 집중하십시오! 이건 정말
중요합니다’라는 정보를 제공합니다. 처음에 화면 전환 효과를 사용하면 새롭기 떄문에
듣는 사람의 주의를 끌 것입니다. 그러나 곧 그런 화면 전환에 익숙해지므로, 다른 중요한
메시지를 강조하기 위해서는 새로운 유형의 화면 효과를 적절히 사용하셔야 합니다.
단, 매 슬라이드나 너무 많은 변화를 주는 슬라이드는 듣는 사람의 주의를 분산시킬 수
있습니다.
◎ 한 줄의 텍스트나 하나의 그래픽 중의 일부를 다른 애니메이션으로 만들지 마라.
텍스트나 그래픽 등에서 같은 정보를 가진 부분은 같은 방식의 애니메이션을 사용해야
청중이 하나의 그룹으로 인식합니다. 예를 들어 슬라이드 왼쪽에서 등장하는 문장이
있다면 모든 단어가 한꺼번에 나오도록 만드십시오. 한 단어씩 나오거나 각기 다른 위치에서
나오면 청중은 그것을 해석하기 위해 순서를 정해야 합니다. 이것은 청중을 힘들게 할 뿐
어떤 의미도 갖지 못합니다.
◎ 개체나 사건에 어울리는 애니메이션을 사용해라.
개체나 사건의 특성에 따라 텍스트나 그래픽이 움직여야 하는 방향, 각도, 위치 등이 있습니다.
애니메이션을 사용할 때에는 개체나 사건에 가급적 어울리는 것을 사용하십시오.
예를 들어, 자동차 사진을 보여준다면 화면의 아래에서 올라오거나 위에서 떨어지는 것 처럼
만들지 마십시오. 자동차 머리가 오른쪽을 보고 있다면 왼쪽에서 들어오게 만들고,
왼쪽을 보고 있다면 오른쪽으로 들어오게 만드십시오. 또 다른 예로 꽃의 높이를 이용해
강우량을 나타내려면 꽃이 수직 방향으로 자라나게 만드십시오.
네 번째, 원 vs 막대 vs 선 그래프 선택 방법
◎ 원 그래프
원 그래프는 전체가 어떻게 부분으로 나눠지는지를 보여 주는 가장 전형적인 방식입니다.
따라서 상대적인 양을 나타낼 때에 원 그래프를 사용하는 것이 가장 적절한 방법이나,
특정부분이 차지하는 백분율의 정확한 값을 얻기 어렵다는 단점이 있습니다.
( 물론, 조각의 부분 값이 25%, 50%, 75% 등 한 눈에 쉽게 구분되는 경우는 문제가 없지만..)
그러므로 원 그래프는 정확한 값 보다는 전반적인 비교를 할 때 주로 사용하시고, 만약
정확한 값을 중요시 해야 한다면, 각 조각에 레이블을 붙이는 것이 가장 효과적입니다.
또, 원 그래프를 강조하기 위해 조각은 내야 한다면, 강조하는 부분만 따로 조각을 분리하고,
전체는 분리하지 마십시오. 여러분들이 조각을 내는 만큼 강조 효과도 떨어지게 됩니다.
◎ 선 그래프
선 그래프는 양적인 정보를 전달할 때 가장 많이 사용하는 방법으로 아래와 같은 조건 시에
가장 효과적입니다.
1. 트렌드를 보여 주려면 선 그래프를 사용해라.
선 그래프는 X축이 시간의 연속적인 흐름에 따라 변하는 값을 나타내는 데도 효과적
입니다. 연속적으로 올라가거나 내려가는 선은 우리가 일정 기간 동안 상승하거나
하강하는 트렌드 혹은 상승, 하강이 반복되는 트렌드를 해석하는데 특히 유용합니다.
2. 항목 간의 상호 작용을 보여 줄 때에는 선 그래프를 사용해라.
그래프를 많이 접해 본 청중은 전형적인 패턴의 선 그래프를 단번에 해석할 수 있습니다.
따라서 청중에게 익숙한 패턴으로 상호 작용을 전달하는 선 그래프가 효과적입니다.
예를 들어, 아래와 같이 막대 그래프보다 선 그래프가 두 항목간의 상호 작용을 더 잘
나타낸 것으로 확인 할 수 있습니다.
◎ 막대 그래프
각 항목 사의 값의 차이를 비교할 때 가장 많이 사용하는 방법입니다.
1. 각 항목 사이의 값의 차이를 나타낼 때에는 막대 그래프를 사용하라.
- 막대 그래프의 끝 부분은 특정한 값을 나타냅니다. 따라서 항목 사이의 값을 대비시킬 때
가장 효과적입니다.
가장 효과적입니다.
2. 연속된 값이 아닌 독립된 값이 경우 막대 그래프를 사용해라.
아래의 예처럼 독립된 값을 선 그래프로 나타내면 연속하는 항목이 지속적이고 급격하게
증가한다는 잘못된 해석을 할 수 있다.
이것으로 제가 보다 매력적인 파워포인트 문서 작성을 위한 1차 정리는 마무리가 됐습니다.
앞의 글을 보고 어떤 사람은 뭐야, 다 아는 건데 아니면 저 처럼 이런! 난 지금까지 모했지
라는 반응들을 보이실 수도 있을 듯 합니다.
앞의 글을 보고 어떤 사람은 뭐야, 다 아는 건데 아니면 저 처럼 이런! 난 지금까지 모했지
라는 반응들을 보이실 수도 있을 듯 합니다.
파워포인트 작성이 제 업무의 대부분인 것을 감안하면, 저 역시 더 명쾌하고 핵심 메시지를
전달하기 위한 파워포인트 공부에 대한 제 노력은 계속 될 예정이며, 되어야 한다고 생각을 하고
있습니다. 따라서 좀 더 새롭고 추가적인 방법들을 발견한다면 다시 한 번 정리를 하는 시간을
있습니다. 따라서 좀 더 새롭고 추가적인 방법들을 발견한다면 다시 한 번 정리를 하는 시간을
가져보도록 하겠습니다.
파워포인트는 굉장히 효과적이고 다방면에서 사용할 수 있는 유용한 도구라고 생각합니다.
본 내용들은 2권의 책과 여러 블로그 등을 찾아 다니면서 가장 효과적인 문서를
만들고, 듣는 사람에겐 정확한 메시지를 전달할 때 필요한 내용들을 정리한 것입니다.
본 내용이 개인적 특성을 무시하고, 일반적인 제안서 규칙들을 강요하고자 하는 것은 아니며,
여러분들의 창의력과 더불어 본 내용들이 합쳐 시너지 효과를 발휘하길 기대하는 것입니다.
파워포인트를 듣는 사람의 눈을 현혹하는 다양한 이미지나 색으로 포장하는 도구가 아닌
아이디어의 핵심을 제대로 전달하는 도구로써 활용하시길 바라면서, 이만 마칩니다.
마지막으로, 여러분들이 잘 만드신 파워포인트를 Client 앞에서 설명할 때 사전 고려할
Checklist입니다. 실무에 도움이 되시길 바랍니다.
1. 클라이언트 중에 최종 의사결정권자가 있는가?
2. 클라이언트 중에 최종 결정권자는 아니지만 중요한 영향권자가 있는가?
3. PRESENTATION 내용에 따라 즉시 행동할 준비가 되어 있는가?
4. 그들의 의사 결정 PATTERN은 어떠한가?
5. 해당 예산은 얼마인가?
6. PRESENTATION 주제에 대해 얼마나 알고 있는가?
7. 무엇을 원하는가?
8. 무엇을 필요로 하는가?
9. 우리 제안을 설득 시키려면 어떤 부분에 대해 동의를 받아야하는가?
10. 어떤 내용과 STYLE의 PRESENTATION을 기대하는가 ?
11. 어떤 행동과 수치 DATA가 결정권자에게 확신을 주는가 ?
12. 무엇이 그들의 관심을 불러일으키는가?
13. 결정에 영향을 미치는 요소는 무엇인가?
14. 보수적인가? 개방적인가?
15. PRESENTER, 주제, 대행사에 대해 어떠한 태도를 지니고 있는가?
16. 클라이언트의 업무배경, 사회적 배경, 교육수준은 어느 정도인가? (개인적/업무적 성향)
17. 그들은 어떠한 점에 자부심을 갖는가?
18. 누구의 의견에 대해 관심이 깊은가?
19. 혹시 그들은 특별한 관습이나 편견등을 지니고 있는가?
20. 그들은 우리와 어떠한 IDEA, 감정, 경험을 공유하고 있는가?
21. PRESENTATION의 TIMING에 영향을 미칠 요소가 있는가?
22. 언급해서는 안될 TOPIC이나 단어가 있는가?
23. PRESENTATION 상황이 의도한대로 진행되었는가?
참고자료
프레젠테이션 심리학 - 스테판M. 코슬린
프레젠테이션 젠 - 가르 레이놀즈
